L’Assemblée Générale de Copropriété : Le déroulement, les principales règles et résolutions
La Mission du Syndic Bénévole
Le syndic bénévole va avoir un rôle de gestionnaire de copropriété, au même titre qu’un syndic professionnel. Il a pour mission, l’entretien et la conservation de l’immeuble. Il sera donc amener à :
- Exécuter les décisions votées en Assemblée Générale par les copropriétaires.
- Veiller au respect du règlement de copropriété de l’immeuble.
- Respecter le délai pour l’envoi des convocations avant l’Assemblée Générale, l’envoi des procès verbaux aux opposants des votes et absents, la conservation des archives, la mise à jour régulière du carnet d’entretien et des liste des copropriétaires.
- Ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires.
- Tenir une comptabilité suivant le décret comptable du 14 mars 2005.
- Élaborer un budget avec le conseil syndical.
- Présenter annuellement les comptes du syndicat par l’intermédiaire des annexes comptables.
- Recouvrir les charges des copropriétaires, par voie judiciaire si nécessaire.
- Négocier et contracter les contrats (assurance, entretien…) ; demander les devis.
- Suivre les dossiers, représenter le syndicat des copropriétaires et être à leur écoute.
Important : Enregistrer la copropriété auprès du registre copropriété.
Les Avantages d’un Syndic Bénévole
Le coût d’un syndic professionnel est souvent très élevé. Ne serait-ce au niveau des honoraires pour sa gestion.
C’est pourquoi, un syndic bénévole apporte des avantages, dans le cadre d’une petite copropriété dont le montant du budget est inférieur à 15 000 € à l’année.
Cependant, il est important de rappeler, qu’on ne peut pas réduire ou faire l’impasse sur l’intégralité des frais de gestion, notamment :
- Les frais administratifs : envoi de courrier, frais d’impression, recouvrement des impayés…
- La rémunération éventuelle du syndic bénévole
- L’assistance technique et/ou juridique (conseils par des professionnels, utilisation de l’outil informatique…
Un syndic bénévole va apporter une valeur ajoutée dans le sens où sa motivation va refléter ses intérêts personnels, faisant généralement partie des copropriétaires.
De ce fait, il va générer une certaine convivialité dans sa gestion, différente de celle du syndic professionnel.
La proximité du syndic bénévole envers le syndicat des copropriétaires va permettre une surveillance plus approfondie au niveau des locaux, de l’étude des documents administratifs (contrats d’Assurance, avec les fournisseurs, règlement intérieur) et va entraîner une résolution de problème plus rapide.
Les Règles de Gestion du Syndic Bénévole
Comme pour un syndic professionnel, il est nommé pour une année, renouvelable autant de fois que le vote en Assemblée Générale le permet. Il peut également être élu directement pour trois années.
La majorité requise pour sa nomination est celle à l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965. Et le cas échéant, à l’article 25-1 de cette même loi.
Il a l’obligation, dès sa désignation, d’ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat.
Il peut se faire assister de professionnels pour réaliser ses missions.
Il est recommandé qu’il joigne son contrat à la convocation pour officialiser sa démarche et les missions qu’il va entreprendre. Surtout s’il compte recevoir une indemnisation.
Dans le cas où le syndic bénévole intervient après un syndic professionnel, ce dernier doit convoquer une Assemblée Générale et mettre à l’ordre du jour la désignation du syndic professionnel ou non.
Dans ce cas, une fois la nomination du syndic bénévole, ce dernier doit récupérer l’original du procès verbal de l’AG, ouvrir un compte séparé de la copropriété, récupérer les dossiers et archives de la copropriété, reprendre les éléments financiers et de gestion, le contrat d’assurance. Il est bien entendu indispensable de prévenir le conseil syndical du changement de situation.
Sa responsabilité va être la même que celle d’un syndic professionnel. C’est pourquoi, il est fortement conseillé qu’il se fasse assurer en « Responsabilité civile professionnelle » pour les syndics non professionnels et/ou une assurance « Protection juridique », étant :
- Responsable de sa gestion envers tous les tiers intervenants dans la copropriété (syndicat, copropriétaires…)
- Responsable pénalement en cas d’abus de confiance et de détournement de fonds
Cependant, en cas de fautes graves, les tribunaux sont généralement compréhensifs face à la gestion d’un syndic bénévole.
Concernant le recouvrement des appels de fonds, la loi prévoit, sauf en cas de décision spécifique en AG, une exigibilité des charges au 1er jour de chaque trimestre et d’un montant égal au quart du budget prévisionnel, en se basant sur une année civile.
Les Compétences et Qualités d’un Syndic Bénévole
Un syndic bénévole doit avant tout être motivé et disponible car ses missions reflètent celles d’un syndic professionnel. Il doit être à l’écoute des demandes et des attentes des copropriétaires et doit gérer l’immeuble comme un « Bon père de famille ».
Il doit se prévaloir de certains acquis pour mener à biens ses fonctions, il doit notamment connaître :
- La loi du 10 juillet 1965, des décrets du 17 mars 1967 et comptable du 14 mars 2005
- La convention collective des gardiens et employés d’immeuble
- Les obligations en matière de sécurité et de diagnostics
- Les règles en matière de contrats
- Les notions en comptabilité
Pour le syndic petites copropriétés, notamment celles ayant moins de 10 lots à usage de logements, bureaux, commerces, et dont le budget prévisionnel moyen est inférieur à 15 000 € sur une période de 3 exercices consécutifs, seule la comptabilité « en partie double » n’est pas obligatoire. Sinon les autres dispositions des règles comptables sont applicables, soit la tenue des annexes comptables aux budgets prévisionnels, conformément au décret du 14 mars 2005.
Pour faciliter sa comptabilité, il doit se munir d’un logiciel spécifique ou sous traiter la comptabilité du syndicat à un cabinet extérieur agrée ou d’une association.
Comment Gérer l’Impayé d’un Copropriétaire ?
Un impayé se définit par le non paiement des appels de fonds par un copropriétaire. On peut également l’associer à un retard.
Dans ce cas, il faut prévoir un mécanisme de recouvrement des charges.
Pour ce faire, il est conseillé que les étapes de recouvrement soient votées en AG, avec les délais associés. Voici les étapes le plus souvent utilisées :
- Relance simple : permet de rappeler au débiteur le montant de sa dette et de lui demander de s’en acquitter dans les meilleurs délais (envoi généralement 15 jours après la date d’exigibilité)
- Mise en demeure par lettre recommandé avec avis de réception : intervient pour une durée d’un mois.
- Si cette dernière reste infructueuse, la phase du recouvrement par voir judiciaire démarre.
- Recouvrement par voir judiciaire : cette phase peut être réglée à l’amiable en proposant au copropriétaire débiteur un échéancier de paiement généralement mensuel, prenant en compte le paiement des charges et les frais de retard.
Concernant le lancement de la procédure contentieuse, elle démarre uniquement lorsque la mise en demeure a été effectuée.
Le tribunal compétent en matière de litige sur le recouvrement des charges, il s’agit du tribunal de proximité si les sommes sont inférieures à 4000 €, entre 4000 € et 10 000 €, c’est le tribunal d’instance et au-delà de 10 000 €, c’est le tribunal de grande instance qui prend en charge.
L’Assemblée Générale de Copropriété
- L’assemblée générale de copropriété (AG) doit être préparée par le conseil syndical. Le syndic bénévole devra réunir le conseil syndical afin de dresser une liste de résolutions à l’ordre du jour.
- Une fois l’ordre du jour fixé, une convocation doit être envoyée au moins 21 jours avant l’AG, en lettre recommandée avec avis de réception, à tous les copropriétaires de l’immeuble (compter 21 jours à partir du lendemain de la présentation de la convocation en recommandée avec AR, jusqu’à la veille de l’AG).
- La convocation doit être accompagnée d’un pouvoir pour la représentation des copropriétaires absents, l’état financier de la copropriété, le projet du budget prévisionnel, le contrat du syndic, les projets de travaux avec leurs devis respectifs.
- Au début de l’AG, une feuille de présence est signée, permettant de calculer les voix des copropriétaires présents et représentés.
- Chaque résolution correspond à un vote. Les résultats sont calculés en fonction des majorités requises et notés sur le procès verbal de l’AG.
- A la fin de la séance, le procès verbal est signé par le président de séance, le secrétaire (généralement le syndic) et le scrutateur.
- Le procès verbal doit être envoyé en lettre recommandée avec AR à tous les copropriétaires opposants aux résolutions étant absents ou non représentés, et en lettre simple aux copropriétaires présents, dans un délai maximum de 2 mois suivant la tenue de l’AG.
Les principales résolutions abordées en Assemblée Générale
- Election du président de séance, du secrétaire et du scrutateur
- Approbation des comptes
- Quitus au syndic
- Election du syndic
- Election des membres du conseil syndical
- Montant à partir duquel on fait appel au Conseil Syndical
- Montant des contrats et marché
- Vote du budget prévisionnel N+1 (concerne uniquement les charges de gestion courante)
- Vote du budget prévisionnel N+2 (concerne uniquement les charges de gestion courante)
- Vote des travaux
Les principales règles des majorités
La majorité de l’article 24 (majorité simple) de la loi du 10 juillet 1965, précise que les décisions sont prises à la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés, plus une voix.
Elle concerne principalement :
- L’approbation des comptes, le quitus au syndic, le vote du budget prévisionnel.
- Le vote des travaux de l’existant (et non des travaux d’amélioration) et certains travaux d’accessibilité aux personnes handicapées…
La majorité de l’article 25 (majorité absolue), concerne la désignation ou la révocation du syndic, les modalités d’exécution de travaux rendus obligatoires par la loi. Pour qu’elle soit adoptée, les résolutions doivent obtenir la majorité des voix, plus une, de l’ensemble des voix du syndicat des copropriétaires.
La majorité de l’article 25-1, apporte une légèreté à la majorité 25 : elle permet, lorsque la majorité à l’article 25 n’a pu être adoptée, mais que le projet a recueilli au moins le 1/3 des voix, la même assemblée peut décider de revoter la même résolution à la majorité de l’article 24.
La majorité de l’article 26, concerne les décisions les plus importantes, notamment les modifications du règlement de copropriété, les actes d’acquisition immobilière ou de disposition ainsi que les travaux d’amélioration.
Ces résolutions doivent recueillir la majorité des membres du syndicat représentant au moins les 2/3 des voix des copropriétaires et la majorité en nombre.
Toutefois, si le projet concerne les travaux d’amélioration et qu’il a recueilli l’accord d’au moins la majorité en nombre de tous les copropriétaires représentant au moins les 2/3 des seuls propriétaires présents ou représentés, une nouvelle Assemblée Générale peut adopter la résolution à cette dernière majorité (26).
L’unanimité va concerner les modifications substantielles entraînant une modification de jouissance des copropriétaires, comme l’aliénation des parties communes, lorsque celle-ci sont indispensables, ou la modification de la répartition des charges prévue au règlement de copropriété.
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