Convoquer une assemblée générale dans un syndic bénévole

||Convoquer une assemblée générale
Convoquer une assemblée générale2021-01-21T08:29:57+00:00

CONVOQUER UNE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Présentation du cas

Pour mieux organiser notre assemblée générale, nous, les copropriétaires de la résidence Les Tulipes, devons désigner les différents membres : président, secrétaire et scrutateurs. Quels sont les rôles de ces personnes ? Qui sont les personnes éligibles pour assurer ces fonctions ?

Description des rôles des membres de l’assemblée générale

L’assemblée générale est composée d’un président, d’un secrétaire, de scrutateurs.

Chaque membre de l’assemblée générale a ses propres rôles.

  • Le président de séance : il dirige les débats, il donne la parole aux membres de l’assemblée générale. Il lit les résolutions et les questions établies dans l’ordre du jour. En somme il anime la réunion. Il signe le procès verbal et la feuille d’émargement. Attention le président de séance ne peut pas être le syndic.
  • Le secrétaire : lors de l’assemblée générale, il prend note des résultats de vote pour pouvoir rédiger le procès-verbal. Il apporte également des précisions sur les résolutions à voter pour que les copropriétaires votent en connaissance de cause. Il signe le procès verbal et la feuille d’émargement.
  • Les scrutateurs : ils contrôlent les votes afin de pouvoir compter le nombre de voix pour, contre ou abstention à une résolution. Ils signent le procès verbal et la feuille d’émargement.

Astuces pratiques sur les membres de l’assemblée générale

  • Selon l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965, le syndic bénévole ne peut être élu comme président de l’assemblée générale.
  • Le syndic bénévole peut, entre autres, assumer le rôle du secrétaire de séance, dont la mission est de tenir la feuille de présence et rédiger le procès-verbal.
  • Il ne faut pas confondre le président, le secrétaire ainsi que les scrutateurs aux membres du conseil syndical. Ces derniers représentent les copropriétaires qui assistent et contrôle le syndic bénévole toute l’année.

LES MAJORITÉS DE VOTES

Présentation du cas

Maintenant que l’ordre du jour est bien établi, les copropriétaires ont reçu chacun une convocation pour l’assemblée générale. Il y a ceux qui sont présents et représentés. Certains n’ont pas pu venir pour des raisons personnelles ou professionnelles. Durant l’assemblée générale, nous, les copropriétaires présents et représentés, allons voter les différentes résolutions marquées dans l’ordre du jour. Comment s’effectue ce vote ? Quelles sont les règles à suivre ?

Description

Chaque vote est soumis à une majorité différente en fonction de la nature de la résolution proposée. Il existe 4 types de majorité :

La majorité simple de l’article 24 :

Toute résolution ne relevant pas, en vertu de la loi, d’une majorité différente, est votée à l’article 24. Cette majorité s’applique à défaut d’une disposition contraire. Les décisions relevant de cette majorité sont prises « à la majorité des voix exprimées des copropriétaires

présents et représentés ». Les abstentions ne sont pas prises en compte.

Cette majorité simple à l’article 24 est votée pour différentes résolutions comme:

  • Approbation des comptes
  • Quitus du syndic
  • Vote du budget prévisionnel
  • Vote des travaux portant sur des éléments existants, remplacement à l’identique
  • Souscription de contrats de maintenance
  • Autorisation donnée au syndic d’agir en justice,

Exemple :

Lors de l’assemblée générale des copropriétaires de la résidence Les Tulipes, 600 tantièmes sur 1000 sont présents et représentés pour voter sur la souscription de contrats de maintenance.

Cette résolution a obtenu :

  • 150/1000e d’abstention
  • 250/1000e de vote POUR
  • 200/1000e de votre CONTRE

La résolution a été adoptée parce que le nombre de voix POUR est supérieur à celui de voix CONTRE.

La majorité absolue ou la majorité de l’article 25

Il s’agit de la majorité des tantièmes de toutes les voix du syndicat des copropriétaires et non plus seulement celles des personnes présentes et représentées.

Cette majorité est utilisée pour voter :

  • La désignation ou la révocation du syndic
  • Les modalités d’exécution de certains travaux rendus obligatoires par la loi
  • L’autorisation permanente accordée aux services de police de pénétrer dans les parties communes
  • L’autorisation donnée à certains copropriétaires d’effectuer à leur frais des travaux affectant les parties communes,…

Exemple :

Les copropriétaires de la résidence Les Tulipes souhaitent désigner un syndic. Lors de leur première assemblée générale, 700 tantièmes sur 1000 ont été présents et représentés.

La décision a obtenu:

  • 550/1000 tantièmes ont voté POUR.
  • 50/1000 tantième d’abstention
  • 100/1000 tantième ont voté CONTRE

 La résolution a donc été adoptée parce qu’elle a obtenu plus de la moitié de l’ensemble des tantièmes.

La majorité de l’article 25-1 créée par la loi SRU (13/12/2000)

Elle vient en complément de la majorité de l’article 25. Elle permet de lutter contre l’absentéisme en assemblée générale, qui empêcherait l’adoption de certaines résolutions. Cette majorité s’applique dans les cas suivants :

Si le vote recueille au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires en faveur de la résolution, la loi autorise à ce que la même assemblée procède immédiatement à un second vote qui nécessitera alors que la majorité de l’article 24. Il faudra toutefois demander l’accord le l’assemblée pour procéder à cette seconde lecture. Cet accord se votant à la majorité simple (article 24-1).

Si plus de 50% des tantièmes rejettent la résolution, il n’y a pas lieu de convoquer une assemblée en deuxième lecture, puisque cette décision a obtenu la majorité absolue requise.

Si cette résolution a obtenu la majorité simple de l’article 24 et que cette majorité est au moins égale au tiers des voix du syndicat, mais que cette assemblée a refusé de procéder immédiatement à une deuxième lecture, alors une autre assemblée sera convoquée au moins dans les trois mois à compter du jour où s’est tenue l’assemblée. De plus il n’aura pas lieu de notifier à nouveau le projet de la résolution soumise à une deuxième lecture.

Exemple :

Lors de l’adoption de la résolution concernant la désignation du syndic bénévole, 700 tantièmes sur 1000 ont été présents et représentés. 351 tantièmes ont voté pour. Elle a obtenu la moitié des voix des présents et des représentés et non pas la moitié des 1000 tantièmes. Autrement dit, le projet a recueilli plus de ⅓ des voix. Il faut donc refaire un 2e vote en appliquant la majorité simple de l’article 24.

La majorité de l’article 26

Cette majorité nécessite d’avoir au moins la majorité en nombre de tous les copropriétaires et que ces copropriétaires représentent au moins les 2/3 des voix du syndicat. Toutefois, si le projet de résolution concerne des travaux d’amélioration et qu’il a recueilli l’accord d’au moins la majorité en nombre de tous les copropriétaires représentant au moins les 2/3 des seuls propriétaires présents ou représentés, une nouvelle assemblée peut adopter la résolution à cette dernière majorité.

Cette majorité concerne les décisions les plus importantes :

  • Modifications du règlement de copropriété
  • Actes d’acquisition ou de disposition immobilière
  • Travaux d’amélioration, pose d’un ascenseur, pose d’un digicode…

Exemple :

La résolution dans l’ordre du jour des copropriétaires de la résidence Les Tulipes est de modifier le règlement de copropriété sur la jouissance, d’administration et l’usage des parties communes. Cette copropriété comporte 12 propriétaires et 1200 tantièmes. Les copropriétaires présents et représentés représentent 1000/1200e lors de l’assemblée générale.

En votant, on a obtenu :

  • 100/1200e d’abstention pour 1 copropriétaire
  • 800/1200e de vote POUR pour 8 copropriétaires
  • 100/1000e de vote CONTRE pour 1 copropriétaire

La décision a été adoptée parce qu’elle a obtenu plus des voix favorables provenant de plus de 7 copropriétaires, soit les ⅔ du total des voix.

L’unanimité

Cela concerne les droits fondamentaux de chacun des copropriétaires, comme la destination de ses parties privatives et les modalités de leur jouissance, ou encore les tantièmes de copropriété et ceux qui servent à la répartition des charges (sauf exception).

L’assemblée ne peut, sauf à l’unanimité, décider de l’aliénation de parties communes concourant à la destination de l’immeuble. Les cas mentionnés dans l’article 26 de la loi de 1965 ne sont pas exhaustifs, s’y ajoutent ceux prévus dans quelques autres articles et tous ceux qui peuvent contrevenir aux principes généraux de la loi de 1965 et de son esprit.

Exemple de cas :

Lors de notre assemblée générale, la décision de supprimer des équipements collectifs, à savoir l’ascenseur, a été proposé. Notre immeuble comporte 1000/1000e. Et lors de l’assemblée générale, les copropriétaires présents et représentés représentent 1000/1000e.

Cette décision a obtenu :

  • Aucune abstention
  • Aucun vote CONTRE
  • 1000/1000e de vote POUR

Le projet a été adopté.

ORDRE DU JOUR

Présentation du cas

Pendant notre assemblée générale, les copropriétaires présents et représentés, de la résidence Les Tulipes, doivent voter sur différentes résolutions. Ces dernières doivent être préparées à l’avance afin qu’elles puissent être inscrites dans l’ordre du jour. Dans ce cas, Madame Durand syndic bénévole doit se réunir avec le conseil syndical, s’il y en a, pour le rédiger. Comment faut-il s’y prendre ?

Description des éléments retrouvés dans l’ordre du jour

L’ordre du jour d’une assemblée générale comporte toutes les résolutions ou les questions devant être votées.

Il existe plusieurs types de question à inscrire à l’ordre du jour :

  • Les questions obligatoires : Cela concerne la désignation du président de séance, des scrutateurs, l’approbation des comptes, le quitus au syndic, le vote du contrat de syndic et conseil syndical, la validation du budget prévisionnel, les travaux imposés par l’autorité administrative,
  • Les questions abordées avec le conseil syndical : Cela concerne les travaux à prévoir et à effectuer, les contrats d’entretien, etc.
  • Les questions envoyées par les copropriétaires en cours d’exercice comptable, en lettre recommandée avec avis de réception
  • Les points d’informations ne faisant pas l’objet d’un vote : Rapport de gestion, informations diverses, etc.

Remarque : chaque question doit être indépendante et doit faire l’objet de votes séparés.

Astuces pratiques pour bien préparer l’ordre du jour

  • Pour préparer l’ordre du jour de l’assemblée général, le syndic organise une réunion avec le conseil syndical. Selon l’article 10 du décret 2004-479 du 27 mai 2004 : “« A tout moment un ou plusieurs copropriétaires ou le conseil syndical peuvent notifier au syndic la ou les questions dont il demande qu’elles soient inscrites à l’ordre du jour d’une assemblée générale. […] Si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le seront à l’assemblée suivante ».
  • Seuls les points élaborés dans l’ordre du jour peuvent être délibérés en assemblée générale.
  • Le syndic n’a pas le droit de juger de la pertinence des questions du moment qu’elles soient claires.
  • Le procès-verbal d’assemblée générale et le compte rendu de réunion sont deux documents différents. Dans le premier, on ne marque que les questions élaborées dans l’ordre du jour. Dans le second, on prend note le déroulement entier de la réunion. Ce compte rendu de réunion n’est pas obligatoire.

Les risques et difficultés à déjouer sur la préparation de l’ordre du jour

Les points d’information ne sont pas opposables aux tiers. Ils peuvent donc être des sujets à contestation pour les personnes absentes ou non représentées.

FEUILLE DE PRÉSENCE

Présentation du cas

L’assemblée générale de la copropriété Tulipe est finie. Le nom des copropriétaires présents et représentés doivent être mis dans un document en guise de justificatif. Ce document sera donc utilisé comme une feuille de présence. Comment devons-nous le rédiger ? Quelles sont les informations que nous devons y mettre ?

Description du contenu de la feuille de présence

La feuille de présence est un document signé obligatoirement par les copropriétaires présents ou représentés. Il permet de définir le nombre de copropriétaires et le nombre de millièmes de copropriété représentant chaque copropriétaire. Ce document est certifié exact par le président de l’assemblée générale.

Telles sont les informations retrouvées dans la feuille de présence :

  • Le titre, la date et le lieu du déroulement de l’assemblée générale
  • Les noms et l’adresse exacte du syndicat de la copropriété
  • Les noms et l’adresse exacte du syndic assurant la gestion de la copropriété
  • Les informations concernant les copropriétaires
  • La liste avec le numéro des lots qui appartiennent à chacun des copropriétaires
  • La date d’entrée pour chacun des lots
  • Le nombre de tantièmes relié à chacun des lots
  • Un emplacement pour la signature des copropriétaires présents et représentés.

Remarque : Les copropriétaires absents ou défaillants peuvent contester une décision de l’assemblée générale.

Astuces pratiques sur l’utilisation de la feuille de présence

  • Tout copropriétaire peut se faire représenter par un mandataire de son choix même si ce dernier ne fait pas partie de la copropriété. Cependant, le mandataire peut recevoir qu’un nombre limité de mandats :
    • Soit 3 pouvoirs, plus ses propres voix
    • Soit 5% des voix du syndicat, ces 5 % comprenant ses propres voix. Il peut éventuellement recevoir plus de 3 pouvoirs uniquement si le total de ses pouvoirs représente moins de 5 % des voix du syndicat.
  • La feuille de présence sera conservée par le syndic après l’assemblée générale.
  • La feuille de présence sera une annexe du procès-verbal.

Les risques et les difficultés et à déjouer concernant la feuille de présence

Selon la loi de 1965, la feuille de présence est un élément essentiel et obligatoire. Le non-respect de la tenue de ce document entraînera la nullité de l’assemblée générale.

RÉDACTION ET NOTIFICATION DU PROCÈS-VERBAL

Présentation du cas

Nous avons voté sur les différentes résolutions inscrites dans l’ordre du jour. Certains points ont été approuvés, d’autres ont été réfutés. Pour confirmer toutes les décisions prises pendant l’assemblée générale et pour informer les copropriétaires qui n’ont pas été présents ni représentés, Madame Durand, en tant que syndic bénévole et secrétaire de séance, doit rédiger un procès-verbal et le notifier à tous les copropriétaires de la résidence Les Tulipes. Comment doit-elle s’y prendre ?

Description des éléments contenus dans le procès-verbal

Le procès-verbal est rédigé par le secrétaire. Ce document doit mentionner différents points importants évoqués lors de l’assemblée générale, particulièrement ceux se rapportant aux questions et aux résolutions établies dans l’ordre du jour. Le PV doit mettre en amont:

  • La décision prise
  • Le nombre de voix favorables
  • Le nombre de voix défavorables
  • Le nombre d’abstentions
  • Les noms des copropriétaires défavorables

Ce document doit être signé par le président de séance, le secrétaire et les scrutateurs.

Il doit être notifié dans un délai de UN mois qui suit la tenue de l’assemblée générale et doit être envoyé en lettre recommandée avec accusé de réception pour les copropriétaires qui ont voté contre les décisions prises et ceux qui ont été absents et non représentés. Pour ceux qui sont présents et représentés et qui ont voté pour aux résolutions, ce procès verbal leur est envoyé en courrier simple.

Les risques et difficultés à déjouer sur la contestation des résolutions établies dans le procès-verbal

  • Les personnes qui ont été défavorables à l’une des résolutions peuvent contester l’assemblée générale. Cette contestation s’effectue auprès d’un tribunal compétent où se situe l’immeuble.
  • Les copropriétés contestant des résolutions avantageuses à la copropriété peuvent être condamnés.

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